💡今日のテーマ

経費精算は「入力が面倒」「不備の差し戻しが多い」「締め日に渋滞する」の三重苦になりがちです。ここでは、レシート画像やPDFをまとめて取り込み、【AI】で項目を抽出→精算フォームの下書きを作り、人が確認して提出する流れを紹介します。コツは“最初から完璧”を目指さず、頻出パターンの自動化と不備の自動検知に絞ること。日付・金額・税別/税抜・支払手段・勘定科目候補を自動で並べ、申請者が2〜3点だけ目視修正すれば通る状態を標準にします。あわせて、領収書の貼付忘れや重複申請も、機械的なルールで止められるようにしておくと、差し戻しが激減します。

📊なぜ今これが重要なのか

入力作業の多くは決まった情報の転記であり、AIの得意領域です。
申請フォーマットを一枚に統一し、必要事項が抜けたら送信できない仕組みにすると、担当の確認時間が大幅に減ります。
前月との重複、深夜時間帯のタクシーなど“よくある注意項目”を自動チェックすれば、ルールの説明に時間を割かずに済みます。
作業が軽くなると締め日前倒しで出せる人が増え、経理のピーク負荷が平準化します。

⚙️実践ポイント

①素材の集め方：スマホで撮影したレシート、PDF領収書、交通系の利用履歴を同一フォルダへ。ファイル名は「日付_金額_店名」にそろえると後工程が安定。
②抽出の指示文（例）：「領収書テキストから、日付、金額、通貨、店名、支払方法、品目、税区分、勘定科目候補（上位3件）を表で出力。未記載は『要確認』と表示。推測は書かない。」
③不備検知の定義：
- 添付なし／読めない画像 → 申請ブロック
- 日付の欠落・未来日 → 警告
- 同額・同日・同店の重複疑い → ハイライト
- 深夜タクシー・交際費の上限超過 → 承認者に自動フラグ
④承認の見やすさ：AIが並べた表を1件＝1行で表示し、承認者は差分だけ確認。「OK／修正／差戻し」3ボタンと備考欄をセットに。
⑤学習のしかた：差戻し理由をタグ（例：領収書不鮮明、勘定科目違い、金額不一致）で記録し、翌月の抽出ルールを改善。
⑥導入順序：交通費→少額立替→交際費の順に対象拡大。最初から全てを狙わず、1ヶ月で成果が見える範囲で回す。
⑦月次の振り返り：差戻し率、申請から承認までの平均日数、担当の確認時間を並べ、次月の改善1点だけ決めると継続しやすい。

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