シフト作成に毎月何時間も使っていませんか｜Excelに書くだけで人件費も労基チェックも一発のシフト自動作成ツール

お店を閉めたあとの事務所で、ひとり電卓とにらめっこ。
スタッフから集めた希望休はLINEと紙でバラバラ、それを手で表に書き写して、人件費は「だいたいこのくらい」ですむかな、と電卓をはじく。
気づけば深夜、明日も朝から店に立つのに、シフトがまだ終わらない。

シフト作成は、毎月あなたの数時間を静かに奪っていく作業です。

この記事では前半で「なぜシフト作成はこんなに大変なのか」を整理し、後半で「実際の使い方」をくわしくご紹介します。
結論から言えば、Excelに勤務時間を書いてボタンを押すだけで、実働時間も人件費も労働基準法のチェックまで一気に出ます。
そんな、あなたの毎日の時間を救う方法を紹介します。
飲食店やコンビニの店長のように、希望休と役割配置を見ながら毎月シフトを決める方ほど、負担の差が大きく出ます。

まず動画で見たい方へ。
この動画では、シフト自動作成ツールで何ができるのかを短時間で確認できます。記事を読む前に全体像をつかみたい方は、先にこちらをご覧ください。

こんな悩み、ひとつでも当てはまりませんか

次のうち3つ以上に当てはまるなら、このツールであなたの毎月が軽くなります。

• ✅ 毎月、シフト作成に何時間も取られている
• ✅ 希望休をLINEや紙で集めて、手で表に書き写している
• ✅ ダブルブッキングや希望休の見落としで、スタッフに謝ったことがある
• ✅ 人件費が頭の中で「だいたい」になっていて、あとで予算オーバーに気づく
• ✅ 休憩や残業、週40時間といった労働基準法のことが、正直あいまいなまま
• ⚠️ シフト管理アプリは月額が高く、スタッフ全員にアプリを入れさせるのも気が引ける

ひとつでもうなずいたなら、それはあなたの能力の問題ではありません。
シフト作成という作業そのものが、人の手でやるには複雑すぎるだけです。

なぜシフト作成は、こんなに時間を奪うのか

シフトを1枚作るまでに、実はこれだけの工程が挟まっています。

• ▶ スタッフ全員から、希望休と「入れる日」を集める
• ▶ バラバラの文面や手書きを、ひとつの表に書き写す
• ▶ 誰をどの時間に入れるか、ダブりと希望休に気をつけながら決める
• ▶ 一人ひとりの勤務時間を数えて、人件費をざっくり計算する
• ▶ 休憩や残業、連勤が法律に触れていないか、最後は勘で確認する

このうち、頭を使う「誰をどこに入れるか」よりも、「集めて、書き写して、数える」という単純作業のほうが、はるかに時間を食っています。

しかも厄介なのは、ミスが許されないことです。
希望休をひとつ見落とせばスタッフの信頼が下がり、ダブルブッキングがあれば当日の現場が混乱します。
人件費を読み違えれば、月末になって予算オーバーに気づくことになります。

いちばんの地獄は「希望集めと書き写し」

シフト作成のなかで、最も時間を食い、最もミスが出るのは、実は割り当てではありません。
スタッフから希望を集めて、ひとつの表に書き写す工程です。

LINEのグループで「来月の希望を出してください」と送ると、返ってくるのはバラバラの文面です。
「15日は休みたいです」「土日は無理」「テスト期間中は夜だけ入れます」。
形式も言い回しもバラバラで、しかも既読すらつかない人がいて、何度も催促する羽目になります。

集まったあとも、店長がひとりで表に書き写していきます。
読み間違い、写し間違い、写し忘れ。
この「集めて、読んで、写す」という地味な往復こそ、シフト作成でいちばん神経をすり減らす部分です。

このツールがやること｜あなたは「選んで押す」だけ

では、ここから解決策です。
シフト自動作成ツールがやることは、ひと言で言えば「書いた表を、計算してチェックする」ことです。

あなた（店長）がやることは、とてもシンプルです。
画面は「①マスターをアップ → ②スタッフが記入したシフトをアップ → ③自動で計算」の3ステップだけ。
スタッフが予定を書き込んだ表（Excel）を選べば、その瞬間に自動で計算が始まります。
それだけで、シフト表・一人ひとりの実働時間・人件費の合計・労働基準法のチェックまで入ったExcelが出てきます。
パソコンとブラウザ（クローム推奨）だけで動きます。
店長がやるのは、希望休と役割を見ながら最終判断をすることだけです。

このツールは、50代・60代の方でも迷わず使えることを第一に作りました。
画面に出るのは「ファイルを選ぶボタン」だけ。表を作ったり、複雑な設定をしたりする画面はありません。
文字が小さくて見えづらい方のために、画面の右上に「文字サイズ（標準・大きい・特大）」のボタンを用意しました。押せば画面全体が大きくなり、選んだ大きさは次に開いたときも記憶されています。

手作業のExcel・月額アプリと、何が違うのか

シフト作成には、これまで主に2つのやり方がありました。
Excelやノートでやるか、毎月課金のアプリを契約するかです。
このツールは、その間に立つ第三の選択肢になります。

注目していただきたいのは、スタッフに「アプリを入れて」と頼む必要がなく、データを外に出さず、毎月の料金もかからない、という3点を同時に満たしている点です。

使い方をくわしく｜覚えることは、たった3つ

ここからが本題の使い方です。
むずかしそうに見えるかもしれませんが、覚えるのは表への書き方が3つだけ。
順番に、各ステップで「どの悩みが消えるのか」も合わせてご説明します。

STEP1：名前と時給の「マスター」を、最初に1回だけアップする

ツールを開いたら、「①名前と時給のマスターをアップ」の中の「はじめての方：マスターのひな形をダウンロード」を押します。
出てきたExcelに、氏名・時給・できる仕事（ホールやキッチンなど）・基本の勤務時間（例：9時〜18時）を書いて保存し、それを「ファイルを選択」でアップするだけです。
ここで入れた時給は、このパソコンの中だけに保存されます。来月以降はツールが自動で覚えているので、もうアップし直す必要はありません。

• 🎯 消える悩み：毎月ゼロから表を作り直す手間。時給や役割は最初の1回だけ入れれば、来月以降は触りません
• 📌 かんたんポイント：時給はツールの中だけ。スタッフに共有するシートには入らないので、給料は誰にも見えません

STEP2：記入シートを配って、スマホで希望を集める（書き写しが消える）

STEP1でマスターをアップすると、緑色の「スタッフに配るシート（時給なし）をダウンロード」ボタンが出てきます。これを押すだけ。
すると「氏名と空のマスだけ」のExcel（記入シート）ができます。ここに時給は入りません。
これを無料のオンライン共有シートにして、リンク（押すと開くアドレス）をLINEで送るだけ。スタッフはスマホから自分の行に希望を入力できます。共有シートの作り方・送り方は付属の別紙で図解しています。

お店のタイプに合わせて、ボタンは2種類から選べます。

• ▶ 事務所・社員中心など（ふつう）：「スタッフに配るシート（時給なし）」を押す → 実働時間・人件費・労基チェックが出ます
• ▶ 飲食店・カフェ・小売（朝昼晩の人数も見たい）：「飲食・小売向け：朝昼晩の人数もチェックする版」を押す → 上に加えて、時間帯ごとの人員の過不足もチェックできます。できたExcelの「必要人数」タブで、朝・昼・晩に必要な人数だけ書き換えてから配ります（例が入っています）

• ✅ スタッフはリンクを開いて入力するだけ。アプリのインストールも会員登録も不要です
• ✅ 記入シートには時給が入っていないので、リンクを送っても給料は誰にも見えません

• 🎯 消える悩み：あの「集めて、読んで、表に書き写す」地獄。転記がまるごと不要になります
• 📌 かんたんポイント：店長がやるのはリンクを送ることだけ。共有シートの作り方や送り方も、別紙で図解しています

STEP3：勤務の書き方は、たった3通り（ここが本体）

共有シートには、各自が自分の勤務を入れていきます。
書き方は、次の3通りだけ。スタッフに伝えるのも、この3つだけです。

• ① 8-15 ＝ 8時から15時まで勤務
• ② 〇 ＝ その人の基本の勤務時間（①でツールに登録した時間）
• ③ 休（または空欄）＝ お休み

お昼に一度抜ける中抜け勤務は、9-12,17-21 のようにカンマで区切って書けます。
全角で「９－１８」と打ってしまっても、半角に直して正しく読み取ります。
パソコンの入力に慣れていない方が、つい全角で打っても大丈夫です。

そして、ここが地味に効くポイントです。
9-18 と書けば、ツールが法律で必要な昼休憩を自動で差し引いて、実働8時間として計算します。
休憩の引き忘れで人件費がふくらむ、という手計算のミスが起きません。

• 🎯 消える悩み：複雑な入力ルールを覚える負担。覚えるのは、この3つの書き方だけです
• 📌 かんたんポイント：休憩の計算は自動。あなたは「いつ働くか」を書くことに集中できます

実際に書くと、こんな感じです

言葉だけだと分かりにくいので、3人ぶんの例で見てみましょう。
たとえば、こう書いたとします。

これでボタンを押すと、ツールはこう読み取ります。

• ✅ 田中さんの〇は基本どおり実働8時間。水曜の 9-14 は5時間、金曜の 9-20 は昼休憩を引いて実働10時間（このとき「8時間超」と黄色で警告が出ます）
• ✅ 佐藤さんは 9-13 が4日で各4時間、水曜はお休み
• ✅ 鈴木さんは 17-22 の5時間勤務。6時間以下なので休憩は引かれません

あとは、それぞれの時給をかけて人件費の合計まで自動で出ます。
あなたが時間を数えたり、休憩を引いたり、電卓を叩いたりする場面は、もうどこにもありません。

STEP4：ファイルを選ぶだけ（ボタンも要りません）

希望が集まったら、その共有シートをExcel形式でダウンロードします。
あとはツールの「②スタッフが記入したシフトExcelをアップ」でそのファイルを選ぶだけ。
選んだ瞬間に自動で計算が始まり、①で登録した時給と合体して、実働時間・人件費・法令チェックまで全部入りで出ます。計算ボタンを押す必要すらありません。

計算が終わると緑色のメッセージが出て、その下に「ダウンロード」ボタン（押すとパソコンに保存されます）が現れます。
勝手に保存されることはないので、内容を確かめてから、このボタンで保存できます。

• 🎯 消える悩み：勤務時間を数えて人件費を出し、労基を確認する一連の手作業
• 📌 かんたんポイント：ファイルを選ぶだけで自動計算。ここまでで作業は実質終わりです

STEP5：出てきたExcelの見方（5枚のシート）

ダウンロードしたExcelは、用途ごとに5枚のシートに分かれています。
それぞれが、これまであいまいだった部分をはっきりさせてくれます。

• 📌 概要：人件費の合計と警告の件数を1枚にまとめた表紙。→「人件費がだいたい」の悩みが消えます
• 📌 シフト表：誰がいつ働くかを、役割ごとに色分けした本体。そのまま印刷して配れます
• 📌 サマリー：一人ひとりの実働時間・給与の目安・人件費の合計。給与計算の下地になります
• 📌 法令チェック：労基法で注意が必要な箇所を黄色で表示。→「労基があいまい」の不安が消えます
• 📌 時間帯カバレッジ：朝・昼・晩に人が足りているかを表示し、足りない時間を赤で警告。→人手不足の見落としが消えます（飲食・小売向け）

法令チェックが見ているのは、1日8時間超・休憩不足・週40時間超・7日連続勤務・勤務間の間隔が短いケースなどです。
当てはまる箇所を黄色で教えるので、知らないうちに積み上がった残業や連勤に、その場で気づけます。
なお、これは見落としを防ぐお手伝いをする機能です。最終的な確認は社会保険労務士にお任せください。

STEP6：毎週・毎月は「配って、集めて、入れる」だけ

「毎回むずかしい設定が必要なのでは」と心配されるかもしれませんが、そうではありません。
準備（Googleの用意と時給の登録）は、いちばん最初の1回だけです。 そして大事なことに、ソフトのインストールは一切ありません。Googleの無料アカウントを作って、ファイルを開くだけです。

2週目からは、毎回の流れはこれだけになります。

• ① ①の緑のボタンで記入シートを作り、共有リンクをLINEで送る（配る）
• ② スタッフがスマホで希望を書く（集まる）
• ③ 集まったExcelを②に入れる → 自動で計算（入れるだけ）

シフトを組む期間も自由です。
表の見出しが「月・火・水…」なら1週間ぶん、「6/16（月）」のように日付が並んでいれば、その期間ぶんのカレンダーとして自動で扱います。
1か月単位で組む場合も、労働基準法の週40時間は、ちゃんと暦の週ごとに分けて集計します。

• 🎯 消える悩み：毎回ゼロから作り直す手間と、週・月で作り方を変える面倒
• 📌 かんたんポイント：むずかしい準備は最初の1回だけ。2週目からは「配って・集めて・入れる」の3手だけです

コンビニ・飲食店でも、社員中心の職場でも

業種によって、このツールは表情を変えます。記入シートを作るときのボタンを選ぶだけで切り替わります。

• 🎯 コンビニ向け：早朝、昼、夕方、深夜で必要人数が変わりやすい現場でも、時間帯ごとの過不足を見ながらシフトを組めます
• 🎯 飲食・小売向け（時間帯カバレッジ）：飲食店・カフェ・スーパー・小売など。「飲食・小売向け」のボタンで作ると、朝・昼・晩ごとに「ホール2人、キッチン1人」のように必要人数を決められ、足りない時間を赤で教えます
• 🎯 フルタイム基準型：事務所や社員中心の職場。「スタッフに配るシート（時給なし）」のボタンで作り、基本は8時間勤務を〇で表し、時短や残業、短時間アルバイトだけ「9-14」のように書きます

よくある失敗と、このツールでの防ぎ方

シフトでありがちな失敗は、だいたい次の4つに集約されます。
それぞれ、このツールがどう防ぐのかを見てみましょう。

• ⚠️ 希望休の写し間違い → ✅ スマホで集めた希望をそのまま使うので、手で書き写す工程がなく、写し間違いが起きません
• ⚠️ 休憩の引き忘れで人件費がずれる → ✅ 連続勤務の休憩を自動で差し引くので、実働時間と人件費が正確に出ます
• ⚠️ 知らないうちの残業・連勤 → ✅ 1日8時間超・週40時間超・7日連勤を黄色で警告します
• ⚠️ 人手不足の時間帯の見落とし → ✅ 飲食・小売向けの型では、朝・昼・晩に人が足りない時間を赤で教えます

どれも、起きてから気づくと面倒な失敗ばかりです。
このツールは、それを「シフトを作った瞬間」に気づける形にしてくれます。

導入すると、あなたの1か月はこう変わります

これまでのシフト作成は、こんな流れだったのではないでしょうか。

• ⚠️ 月末、LINEと紙で希望を集め、催促し、ひとつの表に書き写す
• ⚠️ ダブりと希望休に気をつけながら割り当て、勤務時間を電卓で数える
• ⚠️ 人件費は「だいたい」、労基は「たぶん大丈夫」で公開する
• ⚠️ あとから希望休の見落としに気づき、スタッフに謝る

このツールを入れると、同じ1か月がこう変わります。

• ✅ 希望はスマホで集まり、書き写しはゼロ
• ✅ 割り当てを書いてボタンを押すと、実働時間も人件費も自動で出る
• ✅ 人件費は合計が一目で分かり、労基の注意点は黄色で教えてくれる
• ✅ 見落としは作った瞬間に気づけるので、あとから謝る回数が減る

あなたの手からは「集める・写す・数える・確認する」という消耗が消えます。
残るのは「誰をどこに入れるか」という、本来あなたにしかできない判断だけです。
その判断に、これまでより落ち着いて向き合えるようになります。

個人情報を外に出さない、という安心

シフトには、スタッフの名前や時給といった、外に出したくない情報が詰まっています。
だからこそ、このツールはあえてサーバーを使わない作りにしました。

• ✅ 時給はツールの中（このパソコン）だけに保存され、スタッフに共有するシートには入りません。給料は誰にも見えません
• ✅ 計算はすべてあなたのパソコンの中で完結し、データをインターネットに送りません
• ✅ インターネットにつながっていなくても使えます
• ✅ 毎月の料金はゼロ。解約の手続きもありません
• ✅ 操作は3ステップ・ファイルを選ぶだけ。50代・60代の方でも迷わず使えます
• ✅ 画面の文字は「標準・大きい・特大」から選べます。見えづらい方も安心です
• ✅ パソコンが苦手な方向けに、図解の使い方マニュアルが付いています

安心の買い切りだから、ずっと使える

このツールは、買い切り19,800円。月額はかかりません。
同じ仕組みを専用に開発すれば、安くても150万円以上かかります。
その働きを、毎月の固定費なしで、たった一度の支払いで手に入れられます。
一度買えば、来月も来年も、追加の費用なしでずっと使えます。
次の3つと並べると、その意味がはっきりします。

• 🔍 専用に開発するなら：1社専用のシフト計算システムを開発会社に頼むと、安くても150万円以上（規模によっては200万〜300万円）かかります
• 🔍 月額アプリなら：月5,000〜2万円として、1年で6万〜24万円。しかも毎年かかり続けます
• 🔍 店長の時間で換算すると：シフト作成に月10時間、店長の時給を2,000〜2,500円とすると、年間で約24万〜30万円分の時間が消えています

こうして並べると、見え方が変わります。
19,800円は、毎年かかる月額でも、150万円以上の開発でもなく、たった一度きりの支払いです。
そして、それで取り戻せるのは、本来あなたが接客や経営に使うはずだった時間です。

こんな方におすすめです

• ✅ 数人から数十人規模で、毎月シフトを手作業で組んでいる店長・オーナー
• ✅ コンビニや飲食店で、希望休の整理と役割配置を毎月ひとりで抱えている方
• ✅ 月額の固定費を増やさずに、計算とチェックだけ楽にしたい方
• ✅ スタッフの情報を、手元だけで安心して管理したい方
• ✅ シフトは自分で決めたい。でも計算と法令チェックはまかせたい方

このツールは、「決めるのはあなた、計算とチェックはツール」という役割分担で作られています。
あなたの判断はそのままに、面倒な作業だけをまるごと引き受けます。

店長として、売れ方、希望休、役割配置をどう整理してシフトを考えるかまで先に見たい方は、【シフト自動案】売れ方と希望でムリなく組むAIの使い方もあわせてご覧ください。

よくあるご質問

Q. パソコンが苦手でも使えますか。50代・60代でも大丈夫ですか。
大丈夫です。操作は「①マスターをアップ → ②シフトをアップ → ③自動で計算」の3ステップで、画面に出るのはファイルを選ぶボタンだけです。
文字が小さくて見えづらいときは、画面右上の「文字サイズ（標準・大きい・特大）」で大きく表示できます。専用ソフトのインストールは不要で、図解の使い方マニュアルも付いています。

Q. スタッフにアプリを入れさせる必要はありますか。
要りません。
スタッフはLINEで届いた共有シートのリンクを開き、自分の名前の行に希望を書くだけです。
アプリのインストールも、会員登録も必要ありません。

Q. 労働基準法のチェックもできますか。
できます。1日8時間超や休憩不足、週40時間超、連勤などを、黄色で知らせます。
作成を助けるための機能ですので、最終的な確認は社会保険労務士にお任せください。

Q. シフトは誰が決めるのですか。店長の判断は残せますか。
あなたが決めて、表に書きます。
ツールはその表をもとに、実働時間・人件費・法令チェックを正確に計算します。
希望休や役割配置を見ながら最終判断するのは店長で、「決めるのはあなた、計算はツール」という役割分担です。

Q. 月額料金はかかりますか。
かかりません。
買い切り19,800円のみで、解約の手続きも不要です。

まとめ｜シフトに使っていた時間を、本業に戻す

シフト作成は、やって当たり前で、誰にも褒められない作業です。
それでも毎月確実に、あなたの数時間を奪っていきます。

• 📌 表に書くだけで、実働時間・人件費・労基チェックが自動で出る
• 📌 昼休憩は自動で差し引き、計算ミスが起きない
• 📌 希望集めはスマホで完結し、書き写しが消える
• 📌 データは外に出ず、月額もゼロ。買い切り19,800円

来月のシフトから、深夜の事務所での電卓仕事を終わりにしませんか。

テクノロジーで、目の前の人の役に立ちたい

このツールは、特定の企業のためではなく、同じ悩みを抱える多くの方に使っていただきたくて作りました。

個人店に150万円のシステムは、補助金でも使わないとなかなか導入できません。
けれど19,800円なら、ひと月で浮いた人件費だけで、すぐに元が取れます。
高価な仕組みを、誰でも手の届く形にしたい。それが出発点でした。

テクノロジーで、目の前の人の役に立ちたい。
そんな思いで、このツールを形にしました。
この考えにご賛同いただける方は、ぜひモニターとしてご協力いただけたら嬉しいです。